Al momento que una Empresa o Institución decide implementar un Sistema de Gestión de Calidad, se verá enfrentada a problemas confusos de naturaleza intangible y de alto grado de complejidad, que requerirá del aporte de los miembros claves de la Organización, haciendo valer cada una de las contribuciones que estos puedan dar, sin menospreciar ninguna, sino tomando en cuenta todas y cada una de las aportaciones, analizándolas y agrupándolas por su afinidad natural, a fin de llegar de forma consensuada a conclusiones que permitan la resolución eficiente y efectiva de los problemas.
Esta metodología que permite el afloramiento de la innovación, la participación, la proactividad y el involucramiento total de todos, para obtener la resolución a problemas, o ideas desorganizadas, es llamada Diagrama de Afinidad o Método KJ en honor a Jiro Kawakita.
Investigador y profesor del Instituto Tecnológico de Tokyo, quien en 1951 después de realizar un viaje al Himalaya, y encontrarse con dos culturas y religiones diferentes: los hindúes y los tibetanos; tuvo que determinar las cualidades de ambas, para encontrar de forma consensuada con su equipo de investigadores, y definir el comportamiento de las poblaciones con las que se interrelacionó durante el proceso de investigación.
Es así que el Diagrama de Afinidad, pretende ser aplicado en problemas cualitativos de calidad, como una herramienta administrativa y una técnica organizacional, que permitirá el aporte de ideas, la agrupación de estas de acuerdo a la naturaleza de las mismas, y el análisis acucioso que consentirá la resolución consensuada de los problemas. Así pues, esta técnica facilita el pensamiento analítico y promueve el involucramiento de todos los miembros, fortaleciendo el espíritu del equipo.
Para la implementación eficiente y eficaz del Método KJ, se tiene definido el cumplimiento de algunas etapas sistemáticas a cumplir:
1. Selección del tema (problema) a analizar. El Equipo debe definir el tema o problema a tratar. Directo y sin ambigüedades.
2. Hacer Lluvia de ideas. Con el fin de recolectar toda la información verbal disponible, producto de las aportaciones de los miembros del equipo, se valoran todas y cada una de las opiniones recabadas.
3. Elaborar tarjetas o Post It de los datos que se obtienen. Dejando una sola frase por Post It.
4. Colocar todos los post it adhiriéndolos a una pizarra o rotafolio, en donde todos los miembros del equipo los puedan ver. Uno o dos miembros son seleccionados para poder "agrupar" los Post It cuya información sea "afín" (equivalente o similar)
5. Tantos grupos resulten de la "afinidad mutua" del agrupamiento de Post It, así será la organización de los miembros del equipo, en tantos subequipos como sea necesario.
6. Combinar la redacción de los Post It por subequipo y definir una sola frase que combine la información afín encontrada en los Post It. Si quedara un Post It que no encajara en la frase por subequipo, entonces se puede definir un grupo de "miscelaneos".
7. Colocar los nuevos Post it con la información afín encontrada en los subequipos.
8. Elaborar un diagrama de afinidad (representación gráfica de las ideas en cada subequipo, indicando la relación entre ellas)
Para que resulte más práctica la comprensión del tema, los invito a observar el siguiente ejemplo de Diagrama de Afinidad, evaluando cada una de las agrupaciones de ideas, información y conclusiones obtenidas.
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